Pengawasan ( Controlling )

Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku anggota organisasi dalam sebuah organisasi dan apakah tingkat pencapaian tujuan dari organisasi tersebut sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.
Sedangkan pentingnya akan pengawasan disebabkan sering terjadinya perbedaan tujuan-tujuan individu dan organisasi, hal ini perlu diselaraskan sehingga apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Pengawasan diperlukan untuk menjamin bahwa para anggota bekerja kearah tujuan organisasi.
:: Syarat-syarat pengawasan
Ada dua hal yang merupakan prasyarat mutlak yang harus lebih dulu diselesaikan sebelum pimpinan dapat melaksanakan pengawasan.
1. Pengawasan membutuhkan rencana-rencana
Sebelum suatu teknik atau sistem pengawasan dapat diterapkan, harus lebih dahulu didasarkan pada rencana-rencana. Semakin jelas, lengkap, dan bulatnya suatu rencana maka semakin efektif pula sistem pengawasan yang diadakan. Dengan gaya bahasa yang sederhana dapat dikatakan bahwa seorang pemimpin organisasi tidak dapat menentukan apakah setiap unit organisasinya sudah mencapai atau melakukan apa yang diharapkan, kecuali ia harus lebih dulu mengetahui apa yang diharapkan, ketepatan rencana yang dibuat akan melahirkan teknik-teknik pengawasan yang tepat pula. Jelaslah bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dapat diselenggarakan karena tidak punya pedoman untuk melakukan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti munculnya penyimpangan-penyimpangan yang serius tanpa adanya alat untuk mengendalikan atau mencegahnya.
2. Pengawasan membutuhkan struktur organisasi yang jelas
Selama pengawasan bertujuan untuk mengukur segala aktifitas dan menjamin agar berjalan sesuai dengan rencana, kita juga harus mengetahui dimana letak tanggung jawab bagi penyimpangan-penyimpangan yang muncul dalam organisasi. Disamping itu harus pula melihat bagian-bagian mana yang perlu diperbaiki. Pengawasan memang tertuju pada segenap aktifitas yag dilakukan manusia, namun kita tak akan mengerti dimana letak kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap segala penyimpangan itu tanpa mengetahui dengan jelas struktur organisasi. Oleh karena itu patut diungkapkan bahwa eksistensi struktur organisasi yang jelas, tegas, lengkap dan bulat merupakan prasyarat utama untuk kelangsungan sistem pengawasan yang akan dilaksanakan.
:: Pengawasan Dalam Organisasi
Dalam uraian pengertian pengawasan ini, akan diawali dengan batasan-batasan dari pada manajemen karena pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Pengawasan itu seharusnya lebih menitikberatkan pada kegiatan penilaian, menerapkan perbaikan-perbaikan terhadap kegiatan yang menyimpang, harus ada tindakan memaksa terhadap pegawai yang melakukan penyimpangan dalam kerjanya, mengadakan pengaturan tindakan lebih tegas, serta meninjau kembali hasil kerja organisasi sehingga menjamin pekerjaan itu dapat berhasil dengan baik dan cermat.
Pengawasan pendahuluan memusatkan perhatian kepada mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan pada kualitas sumber daya-sumber daya. Sumber daya manusia harus memenuhi persyaratan teknis pekerja yang telah ditetapkan oleh struktur organisasi tersebut, setiap pegawai/karyawan harus mempunyai intelektual, kemampuan fiskal untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, bahan-bahan harus tersedia pada waktu dan tempat yang tepat serta memenuhi standar kualitas tertentu. Pengawasan perhatian operasionalnya dilakukan terhadap hasil akhir dari suatu proses. Kemudian dilakukan tidakan korektif yang ditujukan kepada proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Fungsi organisasi tetap berbeda dalam batas-batas yang diijinkan. Perencanaan dan pengawasan adalah kegiatan yang saling berkaitan, dengan rencana menyediakan kerangka kerja untuk tahap pengawasan manajerial itu. Dalam pengawasan diperlukan supervisi, monitoring dan evaluasi, yang pada intinya pengawasan adalah bagian dari manajemen.
Pengawasan bukanlah dasar bagi pemimpin untuk memberikan hukuman pada bawahannya, tetapi pengawasan sebagai dasar bagi pemimpin untuk menentukan kebijakan dan mengambil keputusan yang strategis untuk membawa organisasi kearah yang lebih berkualitas dan lebih baik seperti tujuan yang telah direncanakan.